إعداد التقارير المحاسبية
وبرنامج إيزي بلان للحسابات والمخازن
EasyPlan Software Reports
-----------------------------------------------------------------------------
(( شرح وظيفة و أهمية التقارير التى يعدها البرنامج فى قسم التقارير ))
-----------------
(1)
تقرير عن حجم تعاملات الموردين و العملاء خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يشمل تفصيل نشاط كافة الموردين و العملاء مع المؤسسة من خلال فواتير البضاعة الخاصة بهم و التى سبق تسجيلها على البرنامج
و الملاحظ أن هذا التقرير يشمل كميات البضاعة و التاريخ الذى التى تم التعامل فيه مع كل الموردين و العملاء .. حيث يتم إعداد التقرير عن أنشطة تعاملات كافة الموردين و العملاء مع المؤسسة خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، فيعد تقريرا عن نشاط هذا المورد أو العميل مع المؤسسة
(2)
إعداد كشف حساب عن مورد أو عميل محدد خلال فترة زمنية محددة
يقوم البرنامج بإعداد كشف حساب دقيق لمورد أو لعميل بعينه خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج
يشمل هذا التقرير ( الرصيد السابق لـ / على هذا المورد أو العميل قبل هذه الفترة ) و ( كل ما تم سحبه من بضاعة من هذا المورد أو العميل ) و ( كل ما تم ارتجاعه من بضاعة لهذا المورد أو العميل ) و ( كل دفعات السداد لهذا المورد أو العميل ) و ( يحسب إجماليات كل ما سبق ) و يحسب المبلغ النهائى المستحق لـ / على هذا المورد أو العميل
و بإلقاء المزيد من الضوء على كشف الحساب هذا يمكننا معرفة الوظيفة الإضافية التالية
أحيانا يكون هناك مورد ما يتعامل مع الشركة و هو عميل لدى الشركة فى نفس الوقت ، و هنا من المستحب تجميع كشف حسابه كمورد و عميل فى صفحة واحدة و ليس فى صفحتين منفصلتين ، و من هنا تم إضافة إمكانية جديدة فى البرنامج لإضافة كشف حساب مورد ما إلى كشف حساب عميل ما و العكس صحيح ، و يكون ذلك من خلال القائمة المنسدلة الموجودة فى يسار شاشة كشف الحساب حيث يمكنك استعراض أسماء كل الموردين أو العملاء لديك و اختيار أى منهم ، ثم بالضغط على مفتاح ( إضافة كشف حساب مورد أو عميل ) يتم عمل كشف حساب مجمع للمورد الحالى مع العميل الذى اخترته من قائمة أسماء العملاء أو العكس .. و لفك هذا التجميع و الرجوع إلى X كشف حساب المورد أو العميل السابق فقط ، كل ما عليك هو الضغط على مفتاح علامة
الحمراء اللون المجاورة للقائمة المنسدلة
(3)
إعداد فاتورة زمنية مجمعة عن مورد أو عميل معين خلال فترة زمنية محددة
أولا يجب شرح معنى كلمة ( فاتورة زمنية ) ، فالفاتورة الزمنية تعنى تجميع أكثر من فاتورة لمورد أو عميل بكامل بنودها فى فاتورة واحدة .. و لتوضيح ذلك أكثر نشرح المثال التالى
نفرض أن عميل ما يشترى من المؤسسة بضاعة بشكل مستمر و يتم تسجيل فواتير البضاعة التى يشتريها بشكل منتظم بتاريخها فى دفتر فواتيره ، و قد يكون هناك عدة أصناف تتكرر فى هذه الفواتير .. و إذا أردنا إعداد فاتورة مجمعة بمشتروات هذا العميل خلال فترة زمنية معينة ( شهر مثلا ) ، فنحدد هذا الشهر ثم نطلب تقرير الفاتورة الزمنية المجمعة لهذا العميل ، فيتم عمل جدول واحد مجمع بمشتروات هذا العميل خلال الشهر المحدد سالفا .. و يشمل هذا الجدول كل صنف فى سطر واحد حتى لو تعددت الفواتير التى تحتوى على هذا الصنف ، بمعنى أنه إذا كان هذا العميل قد اشترى صنف ما مثل ( سمن النخلتين ) فى يوم ما عدد علبتين ، و فى يوم آخر عدد 5 علب ، و فى يوم ثالث عدد 3 علب ، فتأتى فاتورته الزمنية موضحة أنه قد اشترى ( سمن النخلتين ) خلال هذا الشهر بعدد 10 علب ... و هكذا
و بالتالى تأتى الفاتورة الزمنية تجميعا لفواتير عديدة ، و قد تأتى فى صفحة واحدة ما يساوى تجميع 20 فاتورة عادية
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يكون محصور فقط على مورد بعينه أو عميل بعينه ، و لا يمكن تعميمه على أكثر من مورد أو عميل واحد
(4)
تقرير عن حركة فواتير المشتريات و المبيعات خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يشمل ملخص لجميع الفواتير التى تم تسجيلها بالبرنامج لكل الموردين و العملاء خلال الفترة الزمنية السابق تحديدها ، و يكون ملخص الفاتورة شاملا البيانات التالية ( تاريخ الفاتورة / نوع الحركة هل هى فاتورة توريد أم فاتورة بيع / رقم الفاتورة / اسم المورد أو العميل صاحب الفاتورة / إجمالى قيمة الفاتورة ) .. و من خلال هذا التقرير يمكن للمستخدم معرفة كل الفواتير التى تمت كتابتها للموردين و العملاء خلال فترة زمنية معينة .. كما أن هذا التقرير يمكن تقسيمه حسب نوع الحركة إلى ( فواتير موردين توريد و مرتجع ) و فواتير عملاء بيع و مرتجع
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، فيعد تقريرا عن فواتير هذا المورد أو العميل مع المؤسسة
(5)
تقرير عن حركة الداخل و الخارج من الخزينة خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يحتوى فى الواقع على ثلاثة تقارير منفصلة ، أحدها للداخل إلى الخزينة و آخر للخارج منها
و يحتوى على البيانات التالية ( تاريخ دخول أو خروج الدفعات المالية / الدفعة المالية الداخلة أو الخارجة / حالة الدفع ( نقدى - شيك - إيصال ) / من حساب فلان ) .. و بالتالى نجد أن هذا التقرير يوضح للمستخدم كل ما تم خروجه أو دخوله الخزينة خلال الفترة الزمنية التى يحددها المستخدم ، مع تحديد إجمالى ما دخل و ما خرج من دفعات مالية ، و تحديد الباقى أو المحتوى الفعلى فى الخزينة
و يمكن الضغط مرتين بالماوس على أى بند فى هذا التقرير ليتم عمل فلترة بتجميع بيانات التقرير التى تحتوى على هذا البند الذى اخترته فقط
أما التقرير الثالث فهو يختص بحركة الأوراق المالية مثل الشيكات و الكمبيالات و الإيصالات الداخلة إلى الخزينة أو الخارجة منها
(6)
تقرير عن المديونيات ( دائن / مدين ) خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يشمل ملخص كل المديونيات على المؤسسة أو لصالحها ، مع سرد اسم الدائنين و المدينين و إجماليات هذه المديونيات بدون الدخول فى تفاصيل كيفية حساب كل دائن أو مدين
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، فيعد تقريرا عن مديونية هذا المورد أو العميل مع المؤسسة
(7)
تقرير عن خصومات الفواتير فى فواتير المشتريات و المبيعات خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يشمل كل ما تم تسجيله فى جزئية الخصم العام فى فواتير الموردين و العملاء خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، فيعد تقريرا عن الخصومات المسجلة فى تعاملات هذا المورد أو العميل مع المؤسسة
(8)
تقرير عن بيان ضرائب المنبع و ضرائب المبيعات خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يشمل كل ما تم تسجيله فى جزئية الضرائب فى فواتير الموردين و العملاء ( ضرائب المنبع و المبيعات ) خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، فيعد تقريرا عن ضرائب المنبع و المبيعات فى تعاملات هذا المورد أو العميل مع المؤسسة
(9)
تقرير ميزان المراجعة الختامى خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يمثل جدولين متقابلين ( جدول الدائن و جدول المدين ) لكافة تعاملات الشركة مجملة ( دون تفاصيل ) ، و إنما يتم تمثيل تلك التعاملات بمبالغ مالية مجمعة ليمثل كفتى ميزان لكافة المدفوعات و كافة المصاريف خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج
و من المفترض محاسبيا أن يتم إعداد هذا التقرير كتقرير ختامى فى نهاية العام المالى ، و من المفترض كذلك أن تتساوى كفتا الميزان
من الجدير ذكره أن مستخدم البرنامج يمكنه إضافة أو حذف بنود لكفتى هذا الميزان ( جدول الدائن و جدول المدين
(10)
تقرير عن حركة أقساط السداد المسجلة خلال الفترة الزمنية المكتوبة أعلاه
هذا التقرير يشمل الدفعات أو الأقساط المسجلة فى جزئية سداد الفواتير سواء فواتير الموردين أو العملاء ، و يحدد بيانه خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج ، فيتم استخراج جميع الأقساط المستحقة و المسجلة بالبرنامج خلال تلك الفترة
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، كما يمكن طباعته على الورق
وبرنامج إيزي بلان للحسابات والمخازن
EasyPlan Software Reports
-----------------------------------------------------------------------------
(( شرح وظيفة و أهمية التقارير التى يعدها البرنامج فى قسم التقارير ))
-----------------
(1)
تقرير عن حجم تعاملات الموردين و العملاء خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يشمل تفصيل نشاط كافة الموردين و العملاء مع المؤسسة من خلال فواتير البضاعة الخاصة بهم و التى سبق تسجيلها على البرنامج
و الملاحظ أن هذا التقرير يشمل كميات البضاعة و التاريخ الذى التى تم التعامل فيه مع كل الموردين و العملاء .. حيث يتم إعداد التقرير عن أنشطة تعاملات كافة الموردين و العملاء مع المؤسسة خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، فيعد تقريرا عن نشاط هذا المورد أو العميل مع المؤسسة
(2)
إعداد كشف حساب عن مورد أو عميل محدد خلال فترة زمنية محددة
يقوم البرنامج بإعداد كشف حساب دقيق لمورد أو لعميل بعينه خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج
يشمل هذا التقرير ( الرصيد السابق لـ / على هذا المورد أو العميل قبل هذه الفترة ) و ( كل ما تم سحبه من بضاعة من هذا المورد أو العميل ) و ( كل ما تم ارتجاعه من بضاعة لهذا المورد أو العميل ) و ( كل دفعات السداد لهذا المورد أو العميل ) و ( يحسب إجماليات كل ما سبق ) و يحسب المبلغ النهائى المستحق لـ / على هذا المورد أو العميل
و بإلقاء المزيد من الضوء على كشف الحساب هذا يمكننا معرفة الوظيفة الإضافية التالية
أحيانا يكون هناك مورد ما يتعامل مع الشركة و هو عميل لدى الشركة فى نفس الوقت ، و هنا من المستحب تجميع كشف حسابه كمورد و عميل فى صفحة واحدة و ليس فى صفحتين منفصلتين ، و من هنا تم إضافة إمكانية جديدة فى البرنامج لإضافة كشف حساب مورد ما إلى كشف حساب عميل ما و العكس صحيح ، و يكون ذلك من خلال القائمة المنسدلة الموجودة فى يسار شاشة كشف الحساب حيث يمكنك استعراض أسماء كل الموردين أو العملاء لديك و اختيار أى منهم ، ثم بالضغط على مفتاح ( إضافة كشف حساب مورد أو عميل ) يتم عمل كشف حساب مجمع للمورد الحالى مع العميل الذى اخترته من قائمة أسماء العملاء أو العكس .. و لفك هذا التجميع و الرجوع إلى X كشف حساب المورد أو العميل السابق فقط ، كل ما عليك هو الضغط على مفتاح علامة
الحمراء اللون المجاورة للقائمة المنسدلة
(3)
إعداد فاتورة زمنية مجمعة عن مورد أو عميل معين خلال فترة زمنية محددة
أولا يجب شرح معنى كلمة ( فاتورة زمنية ) ، فالفاتورة الزمنية تعنى تجميع أكثر من فاتورة لمورد أو عميل بكامل بنودها فى فاتورة واحدة .. و لتوضيح ذلك أكثر نشرح المثال التالى
نفرض أن عميل ما يشترى من المؤسسة بضاعة بشكل مستمر و يتم تسجيل فواتير البضاعة التى يشتريها بشكل منتظم بتاريخها فى دفتر فواتيره ، و قد يكون هناك عدة أصناف تتكرر فى هذه الفواتير .. و إذا أردنا إعداد فاتورة مجمعة بمشتروات هذا العميل خلال فترة زمنية معينة ( شهر مثلا ) ، فنحدد هذا الشهر ثم نطلب تقرير الفاتورة الزمنية المجمعة لهذا العميل ، فيتم عمل جدول واحد مجمع بمشتروات هذا العميل خلال الشهر المحدد سالفا .. و يشمل هذا الجدول كل صنف فى سطر واحد حتى لو تعددت الفواتير التى تحتوى على هذا الصنف ، بمعنى أنه إذا كان هذا العميل قد اشترى صنف ما مثل ( سمن النخلتين ) فى يوم ما عدد علبتين ، و فى يوم آخر عدد 5 علب ، و فى يوم ثالث عدد 3 علب ، فتأتى فاتورته الزمنية موضحة أنه قد اشترى ( سمن النخلتين ) خلال هذا الشهر بعدد 10 علب ... و هكذا
و بالتالى تأتى الفاتورة الزمنية تجميعا لفواتير عديدة ، و قد تأتى فى صفحة واحدة ما يساوى تجميع 20 فاتورة عادية
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يكون محصور فقط على مورد بعينه أو عميل بعينه ، و لا يمكن تعميمه على أكثر من مورد أو عميل واحد
(4)
تقرير عن حركة فواتير المشتريات و المبيعات خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يشمل ملخص لجميع الفواتير التى تم تسجيلها بالبرنامج لكل الموردين و العملاء خلال الفترة الزمنية السابق تحديدها ، و يكون ملخص الفاتورة شاملا البيانات التالية ( تاريخ الفاتورة / نوع الحركة هل هى فاتورة توريد أم فاتورة بيع / رقم الفاتورة / اسم المورد أو العميل صاحب الفاتورة / إجمالى قيمة الفاتورة ) .. و من خلال هذا التقرير يمكن للمستخدم معرفة كل الفواتير التى تمت كتابتها للموردين و العملاء خلال فترة زمنية معينة .. كما أن هذا التقرير يمكن تقسيمه حسب نوع الحركة إلى ( فواتير موردين توريد و مرتجع ) و فواتير عملاء بيع و مرتجع
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، فيعد تقريرا عن فواتير هذا المورد أو العميل مع المؤسسة
(5)
تقرير عن حركة الداخل و الخارج من الخزينة خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يحتوى فى الواقع على ثلاثة تقارير منفصلة ، أحدها للداخل إلى الخزينة و آخر للخارج منها
و يحتوى على البيانات التالية ( تاريخ دخول أو خروج الدفعات المالية / الدفعة المالية الداخلة أو الخارجة / حالة الدفع ( نقدى - شيك - إيصال ) / من حساب فلان ) .. و بالتالى نجد أن هذا التقرير يوضح للمستخدم كل ما تم خروجه أو دخوله الخزينة خلال الفترة الزمنية التى يحددها المستخدم ، مع تحديد إجمالى ما دخل و ما خرج من دفعات مالية ، و تحديد الباقى أو المحتوى الفعلى فى الخزينة
و يمكن الضغط مرتين بالماوس على أى بند فى هذا التقرير ليتم عمل فلترة بتجميع بيانات التقرير التى تحتوى على هذا البند الذى اخترته فقط
أما التقرير الثالث فهو يختص بحركة الأوراق المالية مثل الشيكات و الكمبيالات و الإيصالات الداخلة إلى الخزينة أو الخارجة منها
(6)
تقرير عن المديونيات ( دائن / مدين ) خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يشمل ملخص كل المديونيات على المؤسسة أو لصالحها ، مع سرد اسم الدائنين و المدينين و إجماليات هذه المديونيات بدون الدخول فى تفاصيل كيفية حساب كل دائن أو مدين
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، فيعد تقريرا عن مديونية هذا المورد أو العميل مع المؤسسة
(7)
تقرير عن خصومات الفواتير فى فواتير المشتريات و المبيعات خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يشمل كل ما تم تسجيله فى جزئية الخصم العام فى فواتير الموردين و العملاء خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، فيعد تقريرا عن الخصومات المسجلة فى تعاملات هذا المورد أو العميل مع المؤسسة
(8)
تقرير عن بيان ضرائب المنبع و ضرائب المبيعات خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يشمل كل ما تم تسجيله فى جزئية الضرائب فى فواتير الموردين و العملاء ( ضرائب المنبع و المبيعات ) خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، فيعد تقريرا عن ضرائب المنبع و المبيعات فى تعاملات هذا المورد أو العميل مع المؤسسة
(9)
تقرير ميزان المراجعة الختامى خلال فترة زمنية محددة
هذا التقرير يمثل جدولين متقابلين ( جدول الدائن و جدول المدين ) لكافة تعاملات الشركة مجملة ( دون تفاصيل ) ، و إنما يتم تمثيل تلك التعاملات بمبالغ مالية مجمعة ليمثل كفتى ميزان لكافة المدفوعات و كافة المصاريف خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج
و من المفترض محاسبيا أن يتم إعداد هذا التقرير كتقرير ختامى فى نهاية العام المالى ، و من المفترض كذلك أن تتساوى كفتا الميزان
من الجدير ذكره أن مستخدم البرنامج يمكنه إضافة أو حذف بنود لكفتى هذا الميزان ( جدول الدائن و جدول المدين
(10)
تقرير عن حركة أقساط السداد المسجلة خلال الفترة الزمنية المكتوبة أعلاه
هذا التقرير يشمل الدفعات أو الأقساط المسجلة فى جزئية سداد الفواتير سواء فواتير الموردين أو العملاء ، و يحدد بيانه خلال الفترة الزمنية التى يحددها مستخدم البرنامج ، فيتم استخراج جميع الأقساط المستحقة و المسجلة بالبرنامج خلال تلك الفترة
و من الجدير ذكره أيضا أن هذا التقرير يمكن حصره على مورد بعينه أو عميل بعينه ، كما يمكن طباعته على الورق